Pourquoi mettre en place OPEN BEE GED

Une Ged c'est quoi ?

La GED est un système de numérisation des documents et de digitalisation des processus métiers.
Ne vous laissez plus envahir par les documents !

Quelles sont les principales fonctionnalités de OPEN BEE GED ?

Capture de document : Intégrez tous types de documents (papier, email, MS Office, ERP, …) et orchestrer leur intégration dans vos processus métiers.
Gestion de vos documents :
- Centraliser vos documents et classer de manière structurée et logique.
- Gérer vos utilisateurs avec plusieurs niveaux d’habilitation.
- Accéder à l’ensemble de l’information de votre entreprise depuis un smartphone ou une tablette.
- Paramétrer des dates de rappel pour vos documents importants (période d’essai, contrats et abonnements).
- Être automatiquement notifié de la mise à jour de contenu (liste de prix, fonctionnalités produits, fiche client).
- Retrouver immédiatement tout contenu grâce au moteur de recherche.
- Gérer les numéros de version.
- Synchroniser vos fichiers entre votre ordinateur, vos périphériques mobiles et la GED Open Bee.
- Partager en quelques clics tout document avec vos contacts internes ou externes.
- Conserver durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et normes en vigueur.
Digitaliser vos circuits de validation :
- Digitaliser en quelques minutes vos circuits linéaires ou conditionnels d’approbation à destination de vos collaborateurs.
- Définir les acteurs, tâches à réaliser et délais associés (Mode glisser/déplacer).
- Mettre en place une approbation d’un document de manière ponctuelle.
- En tant que Superviseur, disposer d’une traçabilité en temps réel de la complétion des tâches par les différents acteurs de workflow.
E-Form Formulaire éléctronique :
- Concevoir, distribuer et communiquer des formulaires au format électronique.
Le Coffre-Fort numérique :
- Conserver durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur.
Mobilité : Votre bureau dans votre poche :
Depuis vos périphériques mobiles, vous avez accès à vos documents !
- Rechercher, consulter l’ensemble de vos documents classés dans la GED Open Bee depuis votre smartphone ou tablette iOS, Android, Windows.
- Traiter vos tâches et validation de documents.
- Faire signer vos bons de livraison et devis directement depuis votre périphérique mobile.
- Avoir une documentation à jour de vos documents : tarifs, catalogue, manuel, …
- Compléter vos formulaires électroniques et les transmettre instantanément.
Intégrez une gestion de contenu à vos applications métiers :
- Conçu pour les partenaires, le Kit Web Services Open Bee vous offre la possibilité d’interfacer, en un temps record,vos progiciels ou applications métiers (ERP, CRM, SIRH, Gestion Commerciale, …) avec la plateforme Digitale Open Bee DXP.

Le module Cycle de vie :
- Paramétrer une règle de gestion de cycle de vie pour un ensemble de documents identifiés.
- Sélectionner la date d’activation de la règle et la durée de conservation du document.
- Choisir les collaborateurs à notifier lorsque les documents sont expirés ainsi que la fréquence.
- Assurer le suivi des documents expirés et les supprimer ou les masquer.
- Répondre à l’obligation relative au RGPD.